Präambel
Der Auftraggeber hat einen Software-as-a-Service (SaaS) Überlassungsvertrag für die Software „[manilo.ai]“ mit dem Auftragnehmer geschlossen. Der Auftragnehmer ist mit den sich aus § 1 dieses Vertrages ergebenden Leistungen beauftragt. Soweit dies nicht im Einzelfall ausdrücklich vereinbart ist, wird die nachfolgende Vereinbarung, die die Parteien zur Wahrung der Anforderungen von Art. 28 DSGVO an eine Auftragsverarbeitung schließen, nicht vergütet:
§ 1Vertragsgegenstand und Dauer
(1)Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Software-as-a-Service Leistungen in Bezug auf die Software „manilo.ai“ gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Plattform manilo.ai in der jeweils vereinbarten Fassung (im Folgenden „Hauptvertrag“). Es handelt sich um eine Software, die vom Auftraggeber hochgeladene Dokumente (insbesondere im Format IDML) vollautomatisch mittels künstlicher Intelligenz in die vom Auftraggeber gewählten Zielsprachen übersetzt und Wiederholungen über einen kundenbezogenen Übersetzungsspeicher erkennt. Die Verarbeitung dient ausschließlich dem Zweck der vertragsgemäßen Bereitstellung und Wartung dieser Software.
Dabei erhält der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers, sofern der Auftragnehmer nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten, dem er unterliegt, zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet ist. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer ergeben sich aus dem Hauptvertrag, insbesondere des Leistungsbeschreibung. Dem Auftraggeber obliegt die alleinige Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie – soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden – des einschlägigen Ausnahmetatbestands nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO, gegebenenfalls i.V.m. § 22 Abs. 1 BDSG bzw. § 26 Abs. 3 BDSG. Der Auftraggeber gewährleistet, dass eine erforderliche ausdrückliche Einwilligung i.S.d. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO vorliegt, sich ausdrücklich auf diese Daten bezieht und wirksam widerrufen werden kann. Der Auftragnehmer prüft die Rechtsgrundlage nicht; er ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, offensichtliche Zweifel anzuzeigen.
(2)Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.
(3)Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei der der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Auftraggeber stammen oder für den Auftraggeber erhoben wurden oder auf sonstige Weise in dessen Auftrag verarbeitet werden.
(4)Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.
(5)Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Vertragsraum (Beschluss 94/1/EG) statt. Jede Verlagerung von Teilleistungen oder der gesamten Dienstleistung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder dokumentiertem elektronischen Format und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
§ 2Art und Zweck der verarbeiteten Daten, Kreis der betroffenen Personen
Kategorien betroffener Personen
abhängig vom Inhalt der zur Übersetzung hochgeladenen Dokumente, insbesondere:
Beschäftigte des Auftraggebers
Ansprechpartner bei Geschäftspartnern
sonstige in den Dokumenten genannte Personen
Kunden
Lieferanten
Endkunden des Auftraggebers
sonstige Geschäftspartner des Auftraggebers einschließlich ihrer Ansprechpartner
Arten personenbezogener Daten
Stammdaten
Name
Anschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Ansprechpartner
Vertrags-, Auftrags- und Kommunikationsdaten, soweit in den Dokumenten enthalten
Funktions- und Positionsbezeichnungen
sonstige personenbezogene Angaben, die der Auftraggeber in den zur Übersetzung hochgeladenen Dokumenten bereitstellt (vom Auftraggeber bestimmt)
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht Gegenstand dieser Vereinbarung.
Der Auftraggeber wird solche Daten (insb. Gesundheitsdaten in der Personalakte) nicht in die Software einstellen, es sei denn, die Parteien vereinbaren hierfür gesondert geeignete zusätzliche Garantien i.S.d. Art. 9 Abs. 2, Art. 32 DSGVO.
Nicht Gegenstand dieser Vereinbarung sind genetische Daten sowie biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung natürlicher Personen. Der Auftraggeber wird solche Daten nicht in die Software einstellen; eine Erweiterung bedarf einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung.
§ 3Weisungsrecht
(1)Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Auftraggebers erheben, nutzen oder auf sonstige Weise verarbeiten; dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
(2)Die Weisungen des Auftraggebers werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach mindestens in Textform (per E-Mail) durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Auftraggeber ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten. Folgende Personen sind insoweit weisungsberechtigt:
die gesetzlichen Vertreter des Auftraggebers sowie die von ihnen bevollmächtigten Personen,
(3)Alle erteilten Weisungen sind sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer zu dokumentieren und für die Dauer ihrer Geltung sowie anschließend für drei weitere volle Kalenderjahre aufzubewahren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.
(4)Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.
§ 4Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers
(1)Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
(2)Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird und gewährleistet, dass er alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers gem. Art. 32 DSGVO, insbesondere mindestens die in Anlage 1 zu diesem Vertrag aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen hat.
Sofern auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, trifft der Auftragnehmer zusätzlich die sich aus § 22 Absatz 2 BDSG ergebenden angemessenen und spezifischen Maßnahmen. Der Auftragnehmer legt auf Anforderung des Auftraggebers die näheren Umstände der Festlegung und Umsetzung der Maßnahmen offen. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(3)Beim Auftragnehmer ist als Ansprechpartner für den Datenschutz benannt:
(4)Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu nutzen oder auf sonstige Weise zu verarbeiten. Der Auftragnehmer wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im folgenden Beschäftigte genannt), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO) und über die sich aus diesem Vertrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehren sowie mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung der vorgenannten Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Beschäftigten und dem Auftragnehmer bestehen bleiben. Dem Auftraggeber sind die Verpflichtungen auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.
(5)Der Auftraggeber gestattet dem Auftragnehmer, personenbezogene Daten, die Gegenstand dieses Vertrages sind, auch außerhalb der Betriebsstätten des Auftragnehmers an häuslichen Arbeitsplätzen oder im Rahmen mobilen Arbeitens durch dessen Beschäftigte verarbeiten zu lassen (Homeoffice/Telearbeit), sofern und soweit der Auftragnehmer die in Anlage 1 festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen einhält und hierdurch das nach Art. 32 DSGVO geschuldete, dem Risiko angemessene Schutzniveau auch am häuslichen Arbeitsplatz gewahrt bleibt. Einer gesonderten Einzelzustimmung des Auftraggebers bedarf es nicht; das vertraglich vereinbarte Schutzniveau darf nicht unterschritten werden. Der Auftragnehmer stellt durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass Unbefugte — insbesondere im Haushalt lebende Personen und sonstige Dritte — weder Kenntnis von den Daten nehmen noch auf die Verarbeitungsgeräte zugreifen können. Er gewährleistet insbesondere
den Zugriff auf personenbezogene Daten ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (z. B. VPN/geschlossene Nutzergruppe) nach dem jeweiligen Stand der Technik sowie eine Identifikation und Authentifizierung der Beschäftigten mittels sicherer, regelmäßig zu wechselnder Passwörter, soweit angemessen ergänzt um eine Mehrfaktor-Authentifizierung;
die zentrale Datenhaltung auf den vom Auftragnehmer kontrollierten Systemen; eine lokale Speicherung personenbezogener Daten auf Endgeräten oder Datenträgern am häuslichen Arbeitsplatz ist untersagt oder — soweit technisch unvermeidbar — nur in verschlüsselter Form zulässig;
die automatische Sperrung der Sitzung bei Abwesenheit (passwortgeschützter Sperrbildschirm) sowie Vorkehrungen gegen das Mitlesen (Sichtschutz, Clean-Desk);
den Einsatz ausschließlich freigegebener, gewarteter Hard- und Software; die Nutzung privater Geräte und Speichermedien ist untersagt, es sei denn, der Auftragnehmer stellt durch verbindliche Vorgaben eine strikte Trennung von dienstlichem und privatem Bereich sicher;
eine revisionssichere Protokollierung der Zugriffe und Datenübertragungen im gebotenen Umfang.
Der Auftragnehmer verpflichtet die im Homeoffice tätigen Beschäftigten in Textform auf die Einhaltung der Vertraulichkeit und der datenschutzrechtlichen Vorgaben (§ 4 Abs. 4) und belehrt sie aktenkundig über die besonderen Sorgfaltspflichten bei der häuslichen Verarbeitung. Verstöße kann der Auftragnehmer arbeitsrechtlich sanktionieren und den betreffenden Beschäftigten von der Homeoffice-Tätigkeit ausschließen. Ein Zutritt zu Wohnräumen von Beschäftigten des Auftragnehmers kann der Auftraggeber nicht unmittelbar verlangen; der Auftragnehmer stellt jedoch sicher, dass eine anlassbezogene Überprüfung der am häuslichen Arbeitsplatz umgesetzten Maßnahmen — soweit rechtlich zulässig und nur nach vorheriger terminlicher Abstimmung, bei berechtigtem Interesse und unter Wahrung der Privatsphäre und Verschwiegenheit — durch den Auftragnehmer oder einen von diesem beauftragten sachkundigen Dritten ermöglicht wird. § 6 Abs. 1 und 2 dieses Vertrages gelten entsprechend. Aussetzung. Kann das nach Art. 32 DSGVO erforderliche Schutzniveau an einem häuslichen Arbeitsplatz nicht gewährleistet werden, wird der Auftragnehmer die dortige Verarbeitung aussetzen und in die Betriebsstätte zurückverlagern.
§ 5Informationspflichten des Auftragnehmers
(1)Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder dokumentiertem elektronischen Format informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält soweit möglich folgende Informationen:
eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung und
eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
(2)Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Person(en), informiert hierüber den Auftraggeber und ersucht diesen um weitere Weisungen.
(3)Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.
(4)Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber erforderlichenfalls bei der Erfüllung der Pflichten des Auftraggebers nach Art. 33 und 34 DSGVO in angemessener Weise (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. f DSGVO). Meldungen für den Auftraggeber nach Art. 33 oder 34 DSGVO darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Weisung seitens des Auftraggebers gem. § 3 dieses Vertrags durchführen.
(5)Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegen.
(6)Über wesentliche Änderungen der Sicherheitsmaßnahmen nach § 4 Abs. 2 dieses Vertrags hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten.
(7)Ein Wechsel in der Person des Ansprechpartners für den Datenschutz ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
(8)Der Auftragnehmer und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gem. Art. 30 Abs. 2 DSGVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
(9)An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Auftraggeber sowie bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO und ggf. bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörden gemäß Art. 36 DSGVO hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
§ 6Kontrollrecht des Auftraggebers
(1)Der Auftraggeber überzeugt sich vor Aufnahme der Verarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers. Der Nachweis erfolgt vorrangig dokumentenbasiert, insbesondere durch Auskünfte, ein aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept, Testate sachverständiger Dritter, anerkannte Zertifizierungen (z. B. ISO/IEC 27001) oder Berichte über interne oder externe Prüfungen.
(2)Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die zur Kontrolle erforderlichen Auskünfte und Nachweise auf dessen Anforderung in Textform innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung.
(3)Genügen die nach Absatz 1 vorgelegten Nachweise nicht, kann der Auftraggeber die Maßnahmen selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten, nicht in Wettbewerb zum Auftragnehmer stehenden sachkundigen Dritten überprüfen. Vor-Ort-Prüfungen setzen eine Ankündigung von mindestens zwei Wochen voraus, erfolgen zu den üblichen Geschäftszeiten, sind auf das erforderliche Maß beschränkt und dürfen den Betriebsablauf nicht unverhältnismäßig stören; sie finden ohne besonderen Anlass höchstens einmal jährlich statt. Ein Zutritt zu Wohnräumen von Beschäftigten kann nicht unmittelbar verlangt werden; insoweit gilt § 4 Abs. 5.
(4)Die dem Auftragnehmer durch anlasslose Vor-Ort-Prüfungen entstehenden angemessenen Aufwendungen trägt der Auftraggeber; bei Prüfungen aus begründetem Anlass, die einen Verstoß des Auftragnehmers bestätigen, trägt der Auftragnehmer seine Aufwände selbst.
(5)Der Auftraggeber dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragnehmer mit. Festgestellte Mängel oder erforderliche Verfahrensänderungen teilt er dem Auftragnehmer unverzüglich mit.
(6)Auf Verlangen weist der Auftragnehmer die Verpflichtung seiner Beschäftigten nach § 4 Abs. 4 in geeigneter Weise nach.
§ 7Einsatz von Subunternehmern
(1)Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO, zur Erbringung der vertraglichen Leistungen weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmer) hinzuzuziehen. Die bei Vertragsschluss eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter sind in Anlage 2 (Übersicht der Unterauftragsverarbeiter) mit Name, Anschrift, Leistungsgegenstand und Verarbeitungsort benannt.
(2)Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber rechtzeitig, mindestens jedoch vier Wochen im Voraus, in Textform über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines weiteren Auftragsverarbeiters. Der Auftraggeber kann der Änderung innerhalb von zwei Wochen ab Zugang der Information aus wichtigem, datenschutzbezogenem Grund in Textform widersprechen. Wird dem Widerspruch nicht abgeholfen und ist dem Auftraggeber die Fortsetzung unzumutbar, steht ihm ein außerordentliches Kündigungsrecht hinsichtlich der betroffenen Leistung zu. Der neue Subunternehmer darf erst nach Ablauf der Widerspruchsfrist (Zustimmungsfiktion) bzw. nach Ausräumung des Widerspruchs eingesetzt werden.
(3)Der Auftragnehmer erlegt dem weiteren Auftragsverarbeiter im Wege eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments dieselben Datenschutzpflichten auf, die in dieser Vereinbarung festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Der Vertrag ist schriftlich oder in einem elektronischen Format abzufassen (Art. 28 Abs. 4 und Abs. 9 DSGVO); die Verantwortlichkeiten sind so konkret festzulegen, dass die Aufgaben von Auftragnehmer und Subunternehmer deutlich voneinander abgegrenzt werden.
(4)Weitere Auftragsverarbeiter werden ausschließlich mit Verarbeitungsstandorten innerhalb der EU oder des EWR eingesetzt. Eine Beauftragung mit Verarbeitung in einem Drittland ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 bis 47 DSGVO erfüllt sind und der Auftraggeber zuvor zugestimmt hat.
(5)Die Weitergabe personenbezogener Daten an einen weiteren Auftragsverarbeiter und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst zulässig, wenn dieser die Verpflichtungen nach Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO bezüglich seiner Beschäftigten erfüllt hat.
(6)Erfüllt ein weiterer Auftragsverarbeiter seine Datenschutzpflichten nicht, so haftet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten des weiteren Auftragsverarbeiters in vollem Umfang.
(7)Nicht als weitere Auftragsverarbeiter im Sinne dieser Vorschrift gelten Dienstleistungen, die als reine Nebenleistung zur Unterstützung der Auftragsdurchführung in Anspruch genommen werden (z.B. Telekommunikations- und reine Wartungsleistungen ohne bestimmungsgemäßen Zugriff auf personenbezogene Daten); für diese trifft der Auftragnehmer gleichwohl angemessene vertragliche Schutzvorkehrungen.
§ 8Anfragen und Rechte betroffener Personen
(1)Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Artt. 12–22 DSGVO sowie Artt. 32 und 36 DSGVO.
(2)Macht eine betroffene Person Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist die betroffene Person unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.
§ 9Haftung
(1)Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung. Der Auftragnehmer stimmt eine etwaige Erfüllung von Haftungsansprüchen mit dem Auftraggeber ab.
(2)Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, soweit eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einer betroffenen Person eingetreten ist, verantwortlich ist. Im Übrigen gilt Art. 82 Absatz 5 DSGVO.
(3)Sofern vorstehend nicht anders geregelt, entspricht die Haftung im Rahmen dieses Vertrages der des Hauptvertrages.
§ 10Außerordentliches Kündigungsrecht
Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DSGVO oder sonstige anwendbare Datenschutzvorschriften vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer sich den Kontrollrechten des Auftraggebers auf vertragswidrige Weise widersetzt. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.
§ 11Beendigung des Hauptvertrags
(1)Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen.
(2)Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer steht.
(3)Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.
§ 12Schlussbestimmungen
(1)Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i. S. d. § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.
(2)Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform oder eines dokumentierten elektronischen Formats. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
(3)Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.
§ 13Abschluss dieses Vertrags
(1)Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist Anlage 1 der
Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Plattform manilo.ai und wird ohne Unterschrift geschlossen: Der Auftraggeber stimmt ihm mit der Registrierung des Kundenkontos (Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen) in dokumentiertem elektronischen Format zu (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Der Auftragnehmer protokolliert den Zeitpunkt der Zustimmung und die akzeptierte Fassung. Die jeweils gültige Fassung einschließlich seiner Anlagen ist unter
www.manilo.ai/avv abrufbar und kann gespeichert und ausgedruckt werden.
Anlage 1 – Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
| Bereich | Maßnahmen |
|---|
| Verschlüsselung | Transportverschlüsselung (TLS 1.2 und TLS 1.3 mit AES-256-GCM als Cipher) für alle Verbindungen; Keine Verschlüsselung gespeicherter Daten. |
| Zugangs- und Zugriffskontrolle | Individuelle Accounts, Passwort-Richtlinie, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administrationszugänge und Nutzerkonten, Passkeys für Nutzer- und Administrationszugänge; rollenbasierte Berechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip; Protokollierung administrativer Zugriffe. |
| Zutrittskontrolle / Hosting | Betrieb in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (ISO-27001-zertifiziert); physische Sicherheit durch den Rechenzentrumsbetreiber. |
| Trennungskontrolle | Logische Mandantentrennung je Kundenkonto; Übersetzungsspeicher strikt kundenbezogen; getrennte Umgebungen für Entwicklung/Test und Produktion. |
| Verfügbarkeit und Belastbarkeit | Die Sicherung erfolgt über die automatische Backup-Funktion des Hosting-Anbieters Hetzner Online GmbH auf VM-Ebene (vollständige Server-Snapshots). Zyklus: täglich, automatisiert, außerhalb der Hauptnutzungszeiten. Aufbewahrung: rollierend, es werden jeweils die letzten 7 täglichen Backups vorgehalten (Aufbewahrungsdauer somit 7 Tage).
Speicherort: Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland, auf einer vom Produktivsystem getrennten Speicherinfrastruktur innerhalb derselben Region. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Monitoring; Wiederherstellungsverfahren. |
| Datenminimierung und Löschung | Automatische Löschung hochgeladener Dokumente und Übersetzungen spätestens 25 Stunden nach Bereitstellung (stündlicher Löschjob); Abschaltbarkeit des Übersetzungsspeichers global und je Auftrag; Löschung des Übersetzungsspeichers bei Deaktivierung bzw. Vertragsende. |
| Auftragskontrolle | Schriftliche Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Subunternehmern (Anlage 2); Weisungsbindung; regelmäßige Überprüfung der Subunternehmer-Zusagen. |
| Homeoffice/Telearbeit | Zugriff nur über verschlüsselte Verbindungen; keine lokale Speicherung personenbezogener Daten auf Endgeräten; Sperrbildschirm; nur freigegebene Geräte (vgl. § 4 Abs. 5 dieses Vertrags). |
| Verfahren zur Überprüfung | Die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden regelmäßig, mindestens einmal jährlich, sowie anlassbezogen (z. B. bei wesentlichen Änderungen an Systemarchitektur, Hosting, eingesetzten Unterauftragsverarbeitern oder nach sicherheitsrelevanten Vorfällen) auf Wirksamkeit und Aktualität überprüft. Verantwortlich: die Geschäftsführung der wonk.ai GmbH; die operative Durchführung erfolgt durch den technischen Betrieb. Dokumentation: Ergebnisse der Überprüfung sowie Änderungen an den TOMs werden schriftlich dokumentiert und versioniert (Änderungshistorie mit Datum und Stand). Die jeweils aktuelle Fassung wird Auftraggebern auf Anfrage bzw. im Rahmen des AVV zur Verfügung gestellt. |
Anlage 2 – Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)
| Subunternehmer | Leistung | Ort der Verarbeitung | Garantien / Hinweise |
|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland | Azure OpenAI Service – KI-Übersetzung (Verarbeitung der Dokumentinhalte als Ein-/Ausgaben des Modells) | Schweden Zentral („Sweden Central“) | Auftragsverarbeitung nach dem Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA); keine Nutzung der Inhalte zum Training, keine Weitergabe an OpenAI; Speicherung von Ein-/Ausgaben zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage mit anschließender automatischer Löschung. |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Hosting der Plattform, Speicherung der Dateien und Datenbanken, Backup-Service | Deutschland | Auftragsverarbeitung nach Hetzner-AVV; ISO 27001 |
| Host Europe GmbH, Hansestraße 111, 51149 Köln, Deutschland | Transaktionaler E-Mail-Versand (Registrierungs-, Benachrichtigungs- und Rechnungs-E-Mails) | Deutschland | Auftragsdatenverarbeitung mit Host-Europe |
Dies ist die erste und aktuelle Fassung (Version 0, gültig ab 08.09.2026). Eine dauerhaft speicherbare Kopie liegt unter /avv/0/.